Una prenotazione da 500 euro non vale automaticamente 500 euro. Tra commissioni OTA, sconti finanziati dalla struttura, costi di pagamento, tasse e servizi inclusi, il ricavo reale può essere molto diverso da quello che appare nell’extranet. Il problema non è pagare una commissione: il problema è non sapere con precisione quanto costa vendere ogni camera e decidere i prezzi guardando il lordo.
Booking.com, Expedia, Airbnb e gli altri portali sono canali commerciali, non un nemico da combattere a prescindere. Danno visibilità, domanda internazionale e una tecnologia che una singola struttura difficilmente potrebbe replicare. Ma vanno governati. Se la commissione diventa una voce subita, il rischio è riempire l’hotel nei periodi sbagliati, vendere troppo basso e scoprire il margine solo a fine mese.
Come funzionano davvero le commissioni OTA
La commissione è normalmente una percentuale applicata al valore della prenotazione secondo le regole del singolo portale e del contratto della struttura. Non esiste quindi una percentuale universale valida per tutti: cambiano il canale, il Paese, la tipologia di alloggio, gli accordi commerciali e i programmi di visibilità attivati.
Su molte OTA la commissione base può collocarsi intorno al 15%, ma non è un dato da prendere come riferimento assoluto. Una struttura può pagare meno o molto di più. La percentuale effettiva cresce quando si aggiungono programmi preferenziali, campagne di maggiore visibilità, promozioni a carico dell’hotel oppure condizioni commerciali specifiche. Per questo la domanda utile non è “quanto prende Booking?”, ma “quanto mi costa ogni prenotazione dopo tutte le leve che ho attivato?”.
C’è poi un punto operativo spesso trascurato: bisogna verificare la base di calcolo. In base alla piattaforma e alla configurazione, la commissione può riguardare la tariffa della camera e specifici supplementi inclusi nella prenotazione, mentre alcune imposte o voci riscosse separatamente possono essere escluse. Non affidarti al ricordo o a una schermata generica: controlla contratto, estratto conto, fatture e dettagli delle prenotazioni.
Anche il pagamento modifica il conto economico. Se l’ospite paga la struttura, occorre considerare incassi, carte virtuali, eventuali insoluti e costi del POS. Se il portale gestisce il pagamento, servono controlli su accrediti, trattenute, valute, tempistiche e riconciliazioni. La commissione non è mai l’unico costo della distribuzione.
Il calcolo delle commissioni OTA, senza errori
Prendiamo una prenotazione di 600 euro, con commissione al 15%. Il costo OTA è 90 euro e il ricavo, prima degli altri costi, è 510 euro. Fin qui è semplice. Ma se per ottenere quella vendita hai attivato un programma che aggiunge il 5% di commissione, il costo sale a 120 euro e il ricavo scende a 480 euro.
Ora inseriamo una promozione del 10% finanziata dalla struttura. Se la tariffa pubblica era 600 euro e l’ospite prenota a 540 euro, con commissione complessiva del 20% la trattenuta è 108 euro. Alla struttura restano 432 euro. Rispetto alla tariffa iniziale, non hai perso solo 60 euro di sconto: hai ridotto sensibilmente il ricavo netto disponibile per pulizie, personale, colazione, utenze e utile.
La formula da usare nei report interni è questa:
Ricavo netto di canale = valore prenotazione incassabile – commissione OTA – costo promozioni – costi di pagamento – costi operativi variabili.
Non tutti gli elementi vanno sottratti nello stesso modo e non tutte le prenotazioni hanno lo stesso costo. Una camera venduta con colazione, cancellazione flessibile e pagamento gestito dall’OTA va letta diversamente da una tariffa non rimborsabile incassata direttamente. Il punto è costruire un metodo coerente, non inseguire un numero perfetto che non esiste.
Attenzione a IVA, fatture e riconciliazioni
La fattura della commissione e il suo trattamento fiscale richiedono attenzione, soprattutto quando l’OTA fattura da una società estera. In molti casi entrano in gioco meccanismi come l’inversione contabile, ma la gestione dipende dalla situazione fiscale della struttura e va verificata con il commercialista.
Dal punto di vista commerciale, però, il dato da presidiare è il costo netto del canale. Ogni mese confronta prenotazioni ricevute, importi lordi, commissioni fatturate, storni, no-show, cancellazioni addebitabili e accrediti effettivi. Se queste voci non quadrano, non basta dire che “il portale trattiene troppo”: va individuato dove nasce la differenza.
Non è la percentuale a decidere se una OTA conviene
Una OTA con il 18% di costo può essere più redditizia di un canale diretto gestito male. Se porta prenotazioni internazionali in bassa stagione, riduce le camere invendute e genera soggiorni di più notti, può avere un valore commerciale concreto. Al contrario, una commissione del 15% è eccessiva se vendi la stessa camera a un cliente abituale, in un weekend di alta domanda, con uno sconto aggiuntivo e condizioni troppo elastiche.
La convenienza dipende da quattro fattori: domanda che il canale genera, periodo di vendita, ricavo netto ottenuto e rischio operativo associato alla prenotazione. Un portale non va giudicato solo dalla fattura di fine mese, ma nemmeno difeso con frasi come “senza Booking sarei vuoto”. Bisogna misurare.
Guarda anche la qualità della domanda. Un canale può portare soggiorni brevi, alta incidenza di cancellazioni e clienti molto sensibili al prezzo. Un altro può produrre prenotazioni con anticipo maggiore, permanenza media più alta o mercati che il sito diretto non intercetta. Sono risultati diversi e richiedono tariffe, restrizioni e disponibilità diverse.
Le leve concrete per ridurre il peso delle commissioni
Ridurre le commissioni OTA non significa chiudere le vendite o togliere disponibilità a caso. Significa smettere di pagare per prenotazioni che potevi vendere con una strategia migliore. Il primo intervento è separare la tariffa pubblica dalla tariffa netta obiettivo. Prima definisci quanto vuoi incassare per ogni camera e per ogni data, poi costruisci il prezzo di vendita tenendo conto del costo di distribuzione.
Il secondo intervento riguarda gli sconti. Genius, offerte mobile, promozioni per Paese, last minute e campagne stagionali possono funzionare, ma non vanno sommati per abitudine. Verifica quali sono cumulabili, su quali date incidono e se stanno spostando prenotazioni già probabili invece di crearne di nuove. Uno sconto utile in novembre può essere un danno in agosto o durante una fiera.
Il terzo riguarda la disponibilità. Nei picchi di domanda, puoi usare soggiorno minimo, chiusura di alcune combinazioni di arrivo e partenza, tariffe meno flessibili o una distribuzione più selettiva. Non è una punizione per le OTA: è revenue management. Se hai poche camere rimaste, ogni camera deve essere venduta nel canale e alle condizioni che proteggono meglio il margine.
Infine, costruisci un canale diretto credibile. Non serve promettere miracoli o inseguire la guerra di prezzo. Servono sito aggiornato, motore di prenotazione funzionante, condizioni chiare, risposta veloce alle richieste e un motivo reale per prenotare direttamente, come maggiore flessibilità, un servizio incluso o una proposta pensata per il cliente ricorrente. Il diretto ha costi propri: advertising, tecnologia, commissioni di pagamento, personale. Confrontalo con le OTA a parità di prenotazione, non per slogan.
I segnali che stai perdendo margine senza accorgertene
Ci sono alcuni campanelli d’allarme ricorrenti. Il primo è non conoscere la percentuale media effettiva di commissione, distinta per canale. Il secondo è aggiornare i prezzi guardando i concorrenti senza sapere quale netto ti rimane. Il terzo è lasciare attivi programmi e promozioni per mesi perché “forse servono”, senza controllarne l’effetto su produzione, ADR, occupazione e cancellazioni.
Un altro segnale è la confusione tra fatturato OTA e ricavo. Se nel gestionale leggi 100.000 euro di prenotazioni da un portale, non hai ancora capito il contributo di quel canale al risultato. Devi sottrarre il costo di acquisizione e verificare se quelle camere avrebbero potuto essere vendute diversamente.
Per una struttura piccola bastano anche un foglio di controllo mensile e procedure precise. Per hotel con più camere, più canali e un team commerciale, serve un report più strutturato e una responsabilità chiara: chi controlla le commissioni, chi verifica gli sconti, chi riconcilia i pagamenti e chi decide le restrizioni.
Le commissioni sono il prezzo della distribuzione, non una tassa inevitabile. Quando tariffa, disponibilità, promozioni e pagamenti sono configurati bene, l’OTA diventa un canale da usare con criterio. La domanda da portare nel prossimo meeting commerciale è semplice: per ogni prenotazione che entra, sappiamo davvero quanto ci resta?